مـجـتـمـــع کســب و کــار راد

سرفصل هاي حسابداري جهت ارائه

قسمت چهارم

گردآورنده: دکتر ابراهيم صنعت پور

 سیستم های اطلاعاتی حسابداری

سیستم اطلاعات حسابداری سیستمی است که عملیات جمع‌آوری و ذخیره‌سازی داده‌های مالی را طی فرایندهای حسابداری انجام می‌دهد و پس از پردازش این داده‌ها، اطلاعات مورد استفاده تصمیم‌گیرندگان سازمانی را (سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان، مدیران و ..)تولید می‌کند. سیستم اطلاعات حسابداری در نهایت با ارائه گزارشهای هوشمندانه مالی می‌تواند تصمیم‌گیرندگان و مدیران سازمان را در برنامه‌های راهبردیشان کمک کند. هرچند یک سیستم اطلاعات حسابداری می‌تواند فقط شامل چند صفحه کاغذ و کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری به‌عنوان سیستمی پیچیده مبتنی بر قابلیتهای فناوری اطلاعات و فرایندها و روشهای سنتی و پیشرفته حسابداری است.

سیستمهای اطلاعات حسابداری از اجزای اصلی زیر تشکیل شده است:
1- کارکنان: کاربران سیستمهای اطلاعات حسابداری،
2- روشها و دستورالعملها: فرایندهای جمع‌آوری، مدیریت و ذخیره‌سازی داده‌های مالی،
3- داده‌ها: داده‌های مرتبط با سازمان و فرایندهای کسب‌وکار آن،
4- نرم‌افزار: برنامه‌ای نرم‌افزاری جهت پردازش داده‌ها، 
5- زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستمها و شبکه‌های کامپیوتری که امکان می‌دهد تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار گیرد،
6- کنترلهای داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی درون سیستم جهت حفاظت از داده‌ها.
سیستمهای اطلاعات حسابداری را می‌توان محل تقاطع منطقی دو موضوع گسترده‌ حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت دانست. آنچه در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت مشترک است، توجه محوری به اطلاعات است. حسابداری به خود اطلاعات مالی گرایش دارد، در حالی که سیستم اطلاعات مدیریت بیشتر به سیستمهایی پوشش می‌دهد که اطلاعات را تولید می‌کنند.
سیستم اطلاعات حسابداری دو هدف عمده دارد:
1-  ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی، و
2- ارائه اطلاعات برای تصمیم‌گیری.
برای رسیدن به این هدفها دو فعالیت عمده وجود دارد که عبارتند از پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات.
مبادلات حسابداری به‌وسیله ثبتهای اساسی حسابداری پردازش می‌شوند. این مبادلات شامل فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و ... هستند. پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعات حسابداری به‌وسیله زیرسیستمها انجام می‌شود. اگر سیستم پردازش مبادلات به‌طور صحیحی طراحی شده باشد، باعث می‌شود تا داده‌ها به‌خوبی و با دقت کنترل شوند و عمل پردازش کارامد و موثر باشد.
خروجی فرایند پردازش اطلاعات به‌قصد راهنمایی در امر برنامه‌ریزی و کنترل عملیات است و این فرایند اطلاعاتی را برای تصمیم‌گیری ارائه می‌دهد. سیستم طراحی‌شده برای پردازش اطلاعات یا سیستم اطلاعات حسابداری باید اطلاعاتی را ارائه دهد که مربوط، اتکاپذیر، به‌موقع و با اهمیت باشد.

مراحل طراحی و اجرای سیستمهای اطلاعات حسابداری
1-  بررسی اولیه یا امکان‌سنجی: این مرحله با درخواست کاربر جهت کامپیوتری کردن شروع می‌شود و اقداماتی از قبیل تعیین کاربران مسئول و محدوده سیستم، نواقص سیستم موجود و هدفهای سیستم پیشنهادی در این مرحله صورت می‌گیرد. 
2- تحلیل سیستم: در این مرحله محیط و سیستم فعلی کاربر با ابزاری همچون نمودار جریان داده‌ها، نمودار ارتباط بین موجودیتها و سایر ابزار شناخته‌شده معین می‌شوند.
3-  طراحی: فعالیت طراحی با استفاده از مشخصه‌های سیستم پیشنهادی به تعیین روش پردازش مناسب و تعیین فعالیتهای لازم در داخل آن می‌پردازد. در این مرحله مرز سیستم دستی و سیستم کامپیوتری نیز مشخص می‌گردد.
4-  پیاده‌سازی: این فعالیت شامل برنامه‌نویسی و یکپارچه‌سازی قسمتهای مختلف به‌منظور تشکیل بدنه کامل سیستم پیشنهادی است.
5-  ارائه آزمونهای پذیرش سیستم (ارزیابی): مشخصه‌های ساخت سیستم طراحی‌شده باید به گونه‌ای باشند که کلیه اطلاعات ضروری جهت تعریف یک سیستم قابل‌قبول از دیدگاه کاربر را در بر گیرند. در نتیجه یکی از مشخصه‌هایی که باید تولید شود، ایجاد یک مجموعه آزمونها جهت قابل‌قبول بودن سیستم است. این مرحله می‌تواند پس از فعالیت تحلیل سیستم و همزمان با فعالیتهای طراحی و پیاده‌سازی انجام شود.
6-  اطمینان از کیفیت: به این فعالیت آزمون نهایی سیستم نیز گفته می‌شود. این فعالیت نیازمند انجام فعالیت آزمون پذیرش سیستم و فعالیت یکپارچه‌سازی سیستم است.
7-  توضیح دستورالعمل: در این مرحله باید قسمتهای دستی سیستم به‌خوبی توصیف و چگونگی ارتباط این قسمتها با قسمتهای کامپیوتری مشخص گردد. محصول این قسمت، راهنمای سیستم خواهد بود.
8-  تبدیل و تغییر پایگاه داده‌ها: در این فعالیت، پایگاه داده‌ها را متناسب با سیستم جدید تغییر می‌دهند تا بتوان سیستم کامپیوتری جدید را با داده‌های گذشته تغذیه کرد.

9- نصب (استقرار) سیستم: این مرحله که در حقیقت مرحله نصب سیستم اطلاعات حسابداری است، حساسترین و شاید مشکلترین مرحله در استقرار سیستم به‌شمار می‌آید. سیستمی که به‌صورت تفصیلی طراحی گردیده و با استفاده از اطلاعات فرضی و یا واقعی آزمایش شده است، در این مرحله باید به‌صورت نهایی پیاده‌سازی و جایگزین سیستم قبلی گردد. آموزش مقدماتی کارکنان با برگزاری جلسه‌های آموزش و تشریح سیستمها صورت می‌گیرد. پس از آشنایی کلیه عوامل اجرایی با هدفها، مشخصات و وجوه افتراق سیستم جدید با سیستم موجود، آموزش به هر یک از مسئولان اجرای سیستم در حوزه فعالیت خود با استفاده از اطلاعات فرضی یا واقعی انجام می‌گیرد.

حسابداری نظیر سایر رشته ها دارای لغات تخصصی فراوانی است که در اینجا به پرکاربرد ترین آنها می پردازیم:

حساب پرداختنی : یک بدهی که پشتوانه آن شهرت و اعتبار واحد تجاری بدهکار است.

حساب دریافتنی : یک دارایی که مبین دریافت وجه نقد در آینده از مشتریان می باشد. این دارایی در نتیجه فروش کالا یا ارائه خدمات ایجاد می شود.

 حسابداری : سیستمی که فعالیتهای یک واحد تجاری را اندازه گیری و سپس این اطلاعات را در قالب گزارشها و صورتهای مالی پردازش می کند و موجب ارتباط تصمیم گیرندگان با واحد تجاری می شود.

معادله حسابداری : اساسی ترین ابزار برای نمایش هویت حسابداری دوطرفه است که به شکل (داراییها = بدهیها + سرمایه) بیان می شود.

دارایی : یک منبع اقتصادی که انتظار می رود دارای منافع آتی باشد.

حسابرسی : بررسی صورتهای مالی یک واحد تجاری توسط حسابداران خارج از شرکت. نتیجه کار حسابرسان ارائه یک اظهارنظر حرفه ای در مورد صورتهای مالی واحد تجاری می باشد.

ترازنامه : فهرستی از داراییها، بدهیها و سرمایه یک واحد تجاری در یک تاریخ معین. گاهی اوقات به ترازنامه، صورت وضعیت مالی نیز اطلاق می شود.

سرمایه : ادعای مالک یک واحد تجاری نسبت به داراییهای آن واحد.

 شرکت سهامی : یک نوع از واحدهای تجاری که مالکان آن، سهامداران می باشند. شرکت سهامی دارای شخصیت حقوقی می باشد.

واحد جداگانه حسابداری : یک سازمان یا بخشی از یک سازمان که از نقطه نظر حسابداری به عنوان یک واحد اقتصادی جدا از سایر سازمانها و افراد می باشد. واحد جداگانه حسابداری مهمترین مفهوم حسابداری است.

هزینه : کاهش در سرمایه که در نتیجه ارائه کالا یا خدمات به مشتریان پدید می آید.

حسابداری مالی : شاخه ای از حسابداری که برای افراد خارج از واحد تجاری، اطلاعات فراهم می کند.

صورتهای مالی : مدارکی که اطلاعات مالی یک واحد تجاری را به افراد و سازمانهای بیرونی و خارجی گزارش می کند.

اصول پذیرفته شده حسابداری : رهنمون های حسابداری که به وسیله هیات استانداردهای حسابداری مالی تدوین می شوند و نحوه گزارشگری مالی را به حسابدارن توصیه می کنند.

صورت سود و زیان : فهرستی است از درآمدها و هزینه ها و سود یا زیان ویژه یک واحد تجاری برای یک دوره معین. گاهی اوقات صورت سود و زیان را صورت عملیات و یا صورت درآمد نیز می نامند.

بدهی : یک تعهد مالی که باید به افراد یا سازمانها پرداخت شود.

حسابداری مدیریت : شاخه ای از حسابداری که اطلاعات لازم را برای تصمیم گیرندگان داخلی نظیر مدیران تهیه می کند.

سود ویژه : مازاد درآمدها بر هزینه ها، سود ویژه می باشد. گاهی اوقات سود ویژه را سود خالص نیز می نامند.

 زیان ویژه : مازاد هزینه ها بر درآمدها، زیان ویژه نام دارد. گاهی اوقات زیان ویژه را زیان خالص می نامند.

اسناد پرداختنی : یک بدهی است که پرداخت آن کتبآ تعهد شده است.

اسناد دریافتنی : یک دارایی که متعهد پرداخت آن را کتبآ تعهد کرده است.

شرکت تضامنی : یک واحد تجاری با دو یا چند مالک.

واحدهای تک مالکی : یک واحد تجاری با یک مالک.

درآمد : افزایش در سرمایه که در نتیجه فروش کالا یا خدمات به مشتریان حاصل شده است.

صورت گردش وجوه نقد : گزارش دریافتها و پرداختهای نقدی که برحسب فعالیتهای عملیاتی، سرمایه گذاری و تامین مالی طبقه بندی شده است.

سهامدار : شخصی که دارای سهم در یک شرکت سهامی است.

مبادله : رویدادی که هم وضعیت مالی یک واحد تجاری را تحت تاثیر قرار می دهد و هم برای ثبت حسابداری قابل اتکا می باشد.

حساب : جزئی ترین تغییرات به وجود آمده در یک دارایی مشخص، یک بدهی مشخص و یا سرمایه در طول یک دوره، در حساب منعکس می شود.

نمودار حسابها : فهرستی از تمامی حسابها و شماره آنها در دفتر کل.

بستانکار : سمت چپ یک حساب.

بدهکار : سمت راست یک حساب.

دفتر روزنامه : سوابق مبادلات یک واحد تجاری به ترتیب تاریخ وقوع آنها.

دفتر کل : دفتر حسابها.

نقل : انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل.

تراز آزمایشی : فهرستی از تمامی حسابهای دفتر کل به همراه مانده هایشان.

حسابداری بر مبنای تعهدی : حسابداری شناسایی و ثبت رویدادها به محض وقوع بدون توجه به تاثیر آن بر وجوه نقد.

هزینه معوق (تحمل شده و پرداخت نشده)  : هزینه ای که تحمل شده است ولی هنوز وجه آن پرداخت نشده است.

درآمد معوق : درآمدی که تحقق یافته است ولی وجه آن دریافت نشده است.

استهلاک انباشته : مجموع تجمعی هزینه های استهلاک یک دارایی ثابت از زمان تحصیل آن.

تراز آزمایشی تعدیل شده : ثبتی که در پایان دوره برای تخصیص درآمدها به دوره ای که در آن تحقق یافته اند و هزینه ها به دوره ای که در آن تحمل شده اند، مورد استفاده قرار می گیرد. ثبتهای تعدیلی کمک می کنند تا سود به طور صحیح اندازه گیری شود و همچنین داراییها و بدهیها نیز با مانده صحیح در صورتهای مالی گزارش شوند.

ارزش دفتری یک دارایی ثابت : بهای تمام شده دارایی منهای استهلاک انباشته آن.

حسابداری بر مبنای نقدی : نوعی از حسابداری که در آن فقط مبادلاتی ثبت می شوند که در آن دریافت یا پرداخت وجه نقد وجود دارد.

حساب متقابل : حسابی که همواره دارای یک حساب همراه بوده و مانده آن همیشه عکس مانده حساب همراه خود می باشد.

استهلاک : هزینه ای که ناشی از تخصیص بهای تمام شده یک دارایی ثابت به سالهای عمر مفید آن می باشد.

اصل مقابله هزینه ها با درآمدها : مبنایی برای ثبت هزینه ها. این اصل حسابداران را در شناسایی تمامی هزینه های تحمل شده در طی دوره و اندازه گیری آن یاری می دهد و باعث می شود که کلیه هزینه های تحمل شده در طی دوره به مقابله تمامی درآمدهای تحقق یافته دوره بشتابند.

دارایی ثابت : دارایی بلند مدتی که در عملیات عادی واحد تجاری مورد استفاده قرار می گیرد نظیر ساختمان ، زمین و ماشین آلات.

پیش پرداخت هزینه ها : گروهی از داراییها متفرقه که معمولآ در آینده ای نزدیک یا منقضی و یا مصرف می شود. برای مثال می توان از پیش پرداخت اجاره ، پیش پرداخت بیمه و ملزومات نام برد.

اصل شناسایی درآمد : مبنایی برای ثبت درآمد که به حسابداران می گوید در چه زمان و به چه مبلغ درآمد را ثبت کنند.

مفهوم دوره زمانی : اطمینان می دهد که اطلاعات حسابداری در فواصلی معین گزارش می شوند.

پیش دریافت درآمد : یک بدهی که در هنگام دریافت وجه از مشتریان به وجود می آید و باعث می شود که گیرنده وجه تعهد نماید که در آینده کالا و یا خدماتی را ارائه کند. به پیش دریافت درآمد، درآمد انتقالی نیز گفته می شود.

چرخه حسابداری : فرآیندی که طی آن حسابداران صورتهای مالی یک واحد تجاری را برای یک دوره معین تهیه می کنند.

بستن حسابهای موقت : یک از مراحل چرخه حسابداری در پایان دوره مالی که حسابها را برای ثبت مبادلات در دوره مالی آتی آماده می سازد. این مرحله شامل انجام ثبتهای بستن کلیه حسابهای درآمد، هزینه و برداشت در دفتر روزنامه و نقل آنها به دفتر کل می باشد. بعد از انجام ثبتهای بستن و نقل آنها به دفتر کل، مانده حسابهای درآمد، هزینه و برداشت به صفر می رسد.

ثبتهای بستن : ثبتهایی که موجب نقل مانده حسابهای درآمد، هزینه و برداشت از حسابهای مربوط به خود به حساب سرمایه می شود.

دارایی جاری : یک دارایی که انتظار می رود که ظرف دوازده ماه یا یک چرخه عادی عملیات واحد تجاری (هر کدام که طولانی تر است) به وجوه نقد تبدیل، فروخته و یا مصرف شود.

بدهی جاری : یک بدهی که انتظار می رود ظرف یکسال یا یک چرخه عادی واحد تجاری، اگر چرخه عملیات بیشتر از یکسال باشد، پرداخت شود.

نسبت جاری : داراییهای جاری تقسیم بر بدهیهای جاری. این نسبت قدرت پرداخت بدهیهای جاری از محل داراییهای جاری را بیان می کند.

نسبت بدهی : نسبت کل بدهیها به کل داراییها. این نسبت بیانگر آن بخش از داراییها است که از طریق بدهی تامین شده است.

خلاصه حساب سود و زیان : نام حساب واسطه ای که درآمدها و هزینه ها قبل از نقل نهایی به حساب سرمایه، به آن منتقل می شوند.

نقدینگی : اندازه گیری سرعت تبدیل یک قلم به وجه نقد.

دارایی بلند مدت : هر دارایی به جز داراییهای جاری.

بدهی بلند مدت : هر بدهی به جز بدهیهای جاری.

حساب موقت ( اسمی ): حسابهای درآمد و هزینه را با توجه به اینکه به یک دوره معین مربوط و در پایان دوره بسته می شوند، اصطلاحآ حساب موقت (اسمی) می نامند. در واحدهای تک مالکی، حساب برداشت نیز یک حساب موقت می باشد.

چرخه عملیات : مدت زمانی که پول برای کالا و خدمات پرداخت می شود و این کالا و خدمات به مشتریان ارائه و در ازاء آن وجوه نقد دریافت می شود.

حساب دائمی(حقیقی ) : حسابهای دارایی، بدهی و سرمایه که در پایان دوره بسته نمی شوند.

تراز آزمایشی اختتامی(تراز آزمایشی بعد از بستن حسابها)  فهرستی از تمام حسابهای دفتر کل و مانده هریک از آنها در پایان دوره بعد از انجام ثبتهای بستن در دفتر روزنامه و نقل آنها به دفتر کل. از طریق این آخرین مرحله چرخه حسابداری، اطمینان حاصل می شود که دفتر کل در تعادل به سر می بردو برای شروع دوره بعد آمادگی دارد.

ثبت معکوس : ثبتی که موجب تعویض بدهکار و بستانکار تبت تعدیلی دوره قبل می شود. تاریخ انجام ثبت معکوس در اولین روز دوره بعد از انجام ثبتهای تعدیلی می باشد.

کاربرگ : یک فرم چند ستونی که کمکی برای تهیه صورتهای مالی از طریق تراز آزمایشی می باشد.

بهای تمام شده کالای فروش رفته : بهای تمام شده کالایی که واحد تجاری به مشتریان فروخته است. این هزینه، بزرگترین هزینه واحدهای بازرگانی است و گاهی آن را بهای تمام شده فروش نیز می نامند.

سود ناویژه : مازاد درآمد فروش بر بهای تمام شده کالای فروش رفته. گاهی اوقات آن را سود ناخالص نیز می نامند.

درصد سود ناویژه : سود ناویژه تقسیم بر درآمد فروش خالص. این درصد معیاری برای اندازه گیری سودآوری می باشد.

سود عملیاتی : سود ناویژه منهای هزینه های عملیاتی بعلاوه سایر درآمدهای عملیاتی. گاهی اوقات آن را سود حاصل از عملیات نیز می نامند.

گردش موجودی کالا : نسبت بهای تمام شده کالای فروش رفته به متوسط موجودی کالا. به وسیله گردش موجودی کالا می توان گفت که متوسط موجودی کالا، در سال چند بار فروخته شده است.

صورت سود و زیان چند مرحله ای : شکلی از صورت سود و زیان که ارتباطات مهم در جمع های فرعی آن منعکس گردیده است. اضافه بر سود ویژه، سود ناویژه و سود عملیاتی نیز در آن ظاهر می شود.

خرید خالص : خرید منهای تخفیفات خرید و برگشتیهای خرید و تخفیفات.

فروش خالص : درآمد فروش منهای تخفیفات فروش و برگشتیهای فروش و تخفیفات.

سایر هزینه ها : هزینه هایی که خارج از فعالیتهای اصلی یک واحد تجاری می باشند، نظیر زیان فروش یک دارایی ثابت.

سایر درآمدها : درآمدی که خارج از فعالیتهای اصلی یک واحد تجاری می باشد، نظیر سود حاصل از فروش یک دارایی ثابت.

سیستم ادواری موجودی کالا : نوعی از سیستم حسابداری موجودی کالا که در آن واحد تجاری سوابق مستمر موجودی کالا را نگهداری نمی کند. در عوض، در پایان دوره واحد تجاری مبادرت به شمارش فیزیکی موجودی کالا می کند و با شیوه های مناسب، بهای موجودی کالا را محاسبه می کند.

سیستم دائمی موجودی کالا : نوعی از سیستم حسابداری موجودی کالا که در آن واحد تجاری سوابق مستمر هریک از اقلام کالا را برای نشان دادن موجودی کالا در تمام اوقات نگهداری می کند.

فروش : نام دیگر درآمد فروش.

تخفیفات فروش : کاهش در مبلغ دریافتنی از یک مشتری بابت پرداخت سریع بدهی که از سوی فروشنده به عنوان انگیزه ای برای سرعت در پرداخت به مشتری اعطا می شود. یک حساب متقابل برای درآمد فروش.

برگشتیهای فروش و تخفیفات : کاهش در حسابهای دریافتنی یک مشتری بابت برگشت کالا و یا جبران خسارت وارده ناشی از کالای معیوب. یک حساب متقابل برای درآمد فروش.

درآمد فروش : مبلغی که یک واحد بازرگانی از فروش کالای خود قبل از کسر هزینه ها به دست می آورد. به درآمد فروش گاهی اوقات فروش نیز گفته می شود.

صورت سود و زیان یک مرحله ای : شکلی از صورت سود و زیان که دارای دو بخش است. در بخش اول درآمدها قرار دارند و در بخش دوم تمامی هزینه ها با هم جمع و از جمع درآمدها کسر می شوند.

سیستم اطلاعاتی حسابداری : ترکیبی از کارکنان، سوابق و رویه هایی که در یک واحد تجاری که برای پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرد.

دفتر روزنامه پرداختهای نقدی : دفتر روزنامه مخصوصی که برای ثبت پرداختهای نقدی از طریق چک، مورد استفاده قرار می گیرد.

دفتر روزنامه دریافتهای نقدی : دفتر روزنامه مخصوصی که برای ثبت دریافتهای نقدی مورد استفاده قرار می گیرد.

حساب کنترل : حسابی که مانده آن در دفتر کل برابر با مجموع مانده های گروهی از حسابهای مشابه در دفتر معین می باشد.

پردازش دسته ای : حسابداری کامپیوتری برای گروه یا دسته ای از مبادلات مشابه.

برنامه بانک اطلاعاتی : برنامه کامپیوتری که از آن برای تهیه انواع گزارشهایی به صورت خودکار استفاده می شود.

دفتر روزنامه عمومی : دفتر روزنامه ای که برای ثبت مبادلاتی که نمی توان آنها را در دفاتر روزنامه اختصاصی ثبت کرد، مورد استفاده قرار می گیرد.

دفتر کل : دفتر حسابهایی که در صورتهای مالی گزارش می شوند.

www.radbusiness.ir